Privacy bij de Witte Beer

Beleid Witte Beer

De Witte Beer voert een strikt vertrouwelijkheidsbeleid. We verwerken uw persoonlijke informatie met zorg.

Dit beleid wordt gevoerd overeenkomstig de nieuwe Europese GDPR- wetgeving over de verwerking en de bescherming  van de persoonsgegevens.

We zijn transparant over welke gegevens we verzamelen en waarom. We beschermen uw gegevens als een waardevol bezit. Wij verkopen uw gegevens niet aan derden en zullen dat ook in de toekomst niet doen. Hieronder verneemt u welke informatie we desgewenst verzamelen en hoe we daar mee omgaan.

Dit vertrouwelijkheidsbeleid  legt uit welke persoonlijke gegevens wij van en over u verzamelen, zij het rechtstreeks of indirect, en op welke manieren wij die gebruiken.

Welke gegevens hebben wij over u?

Hierbij vindt u een opsomming van de mogelijk gebruikte persoonsgegevens. Deze gegevens worden strikt confidentieel gebruikt.

• Lidmaatschapsstatus (Tennis, Padel, Bridge, ...)
• Achternaam, Voornaam, Geboortedatum, Geboorteplaats, Geslacht, Nationaliteit, Woonplaats (Adres, Postcode, Plaats),
• E-mailadres, Vaste telefoonnummer, Mobiele telefoonnummer
• Btw-nummer, Ondernemingsnummer, Bedrijfsnaam, Bankrekening, IBAN-rekeningnummer, SWIFT-verwijzingen, SEPA-verwijzingen (voor uw betalingen te verwerken)

Welke verwerkingen doen we met uw persoonsgegevens?

Afhankelijk van het doel van de verwerking kan het gaan om de volgende handelingen: Verzamelen, vastleggen, invoeren, opslaan, converteren, opmaken, afdrukken, ordenen, bewaren, uitwerken, wijzigen, downloaden/uploaden, gebruiken, bezorgen, doorsturen, verspreiden, ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, beschermen, vernietigen, manueel verwerken, machinaal verwerken, opnemen in drukwerk, verwerken in poststukken, opsturen, andere,..

Wat zijn de doeleinden van deze verwerkingen?

De vermelde verwerkingen dienen de volgende doeleinden:

• Ledenbeheer in de ruime zin
• Beheer en verwerken van betalingen
• Het u opsturen van nieuwsbrieven of informatie, ongeacht het formaat
• Gegevensonderzoek en statistische doeleinden in de brede zin

Hoelang houden wij uw persoonsgegevens bij?

Hoelang wij uw gegevens bijhouden is gebaseerd op de volgende invalshoeken:

• de wettelijke verplichtingen die wij moeten nakomen,
• de duurtijd van uw lidmaatschap
• de nazorg die wij voor u wensen te kunnen verzekeren, ook al bent u geen lid meer
• het u eenvoudig maken als u na een onderbreking toch opnieuw wenst aan te sluiten
• uw recht om gegevens te laten wissen

Worden uw gegevens gedeeld?

Uw persoonsgegevens worden mogelijks verwerkt door onderaannemers (verwerkers) die wij met de hoogste zorg hebben uitgekozen en met wie wij een sluitende overeenkomst hebben afgesloten volgens de wettelijke voorschriften, ongeacht waar de verwerker is gehuisvest.

Deze informatie-deling is noodzakelijk in het kader van de diverse dienstverleningen die wij u bieden, zoals het onderhouden van de website en de nieuwsbrieven of het uitbaten van de horeca op locatie.

Wij hanteren strikte regels, daar mag u op rekenen

Wij streven een optimaal beveiligingsniveau na en engageren ons tot de volgende strikte regels:

• Al uw verwerkingen zijn op een wettelijk voorgeschreven basis gedocumenteerd en u kan hier steeds inzake in hebben.
• Er is steeds een wettelijke grond of toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens.
• We vermelden u steeds transparant welke de verwerkingen zijn en waarvoor ze dienen.
• We verrichten geen andere dan de opgesomde verwerkingen.
• De doelstelling van elke verwerking is steeds duidelijk
• We gebruiken niet meer persoonsgegevens dan nodig voor de bedoelde verwerkingen
• We zorgen steeds voor accurate en beschikbare persoonsgegevens
• We houden persoonsgegevens bij volgens strikt omschreven regels.
• We hanteren voor onszelf alsook voor elke verwerker strikte regels aangaande technische en organisatorische maatregelen, teneinde uw persoonsgegevens steeds veilig te houden.
• U kan steeds vragen stellen en uw rechten op inzage e.d. uitvoeren.
• We hanteren volledige openheid naar toezichthouders.
• Anomalieën melden wij steeds aan de toezichthouder.

Wij voorzien een sterke beveiliging

De Witte Beer tracht uw persoonsgegevens naar best vermogen te beschermen door technische  en organisatorische maatregelen toe te passen, waarvan hierna een paar voorbeelden volgen:

• Alle personen, die kennis kunnen nemen van uw gegevens in naam van de club (VZW of NV), zijn gebonden om de vertrouwelijkheid te respecteren
• We hanteren op al onze systemen een beleid met gebruikersnaam  en wachtwoord
• De persoonsgegevens worden opgeslagen zodat ze bij technische of fysische incidenten kunnen worden gerecupereerd
• Onze medewerkers zijn op de hoogte van het belang van de bescherming van de persoonlijke gegevens 

U hebt rechten!

Wij hanteren maximale transparantie en bieden u de mogelijkheid ons al uw vragen met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens te kunnen stellen.

Bovendien, de Algemene Verordening gegevensbescherming biedt een brede waaier rechten, die u bij ons probleemloos kan uitoefenen.  Zo kan u kan ten allen tijden toegang krijgen tot uw gegevens, u kan deze laten corrigeren, schrappen, verzetten tegen verwerkingen alsook heeft u het recht om het gebruik van uw gegevens te beperken.

Foto's

Het is mogelijk dat onze huisfotograaf, leden van de Witte Beer of lesgevers foto’s nemen van activiteiten, lessen of wedstrijden op het terrein van de Witte Beer of op andere locaties waar er een activiteit van of met de Witte Beer plaats vinden.

Indien u zichtbaar bent op deze foto’s, geplaatst op onze website of social media, en u wenst dit niet, kan u e-mailen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. . Wij werken samen met u om de foto(‘s) in kwestie te verwijderen!

Onze medewerkers zullen waar mogelijk ook mondeling de toestemming vragen bij het nemen van deze foto’s. U kan ook altijd deze mondelinge goedkeuring intrekken en alsnog vragen om de foto(’s) te verwijderen. De Witte Beer zal alle nodige en gewenste acties ondernemen om uw privacy te garanderen.